Olar! Você sabe a diferença entre projeto e tarefa? Se já aconteceu de você estruturar um planejamento e chegar no final da semana percebendo que não conseguiu fazer nem metade, continue lendo!

Muitas pessoas me contam que tentam organizar seu tempo e algo sempre dá errado. Então, se mesmo seguindo todos os passos para criar um planejamento semanal ou aplicando métodos como o Kanban, você não consegue fazer o planejamento funcionar, seu problema pode ser não saber diferenciar projeto e tarefa!

O conteúdo de hoje foi pensado para te ajudar a nunca mais cometer esse erro. Por isso, leia o post até o final e aprenda a diferenciar projeto e tarefa.

A importância do planejamento semanal

Antes de tudo, quero te lembrar que planejar sua semana vai aumentar sua produtividade e tornar sua rotina mais leve. Uma vez que você tira suas atividades da cabeça e passa para o papel (ou para ferramentas online), o alívio é imediato! Então ao invés de ficar pensando e se cobrando pelo que precisa ser feito, você sabe o que precisa fazer. Assim, definir as atividades semanais diminui os erros e esquecimentos. Isso te ajuda a finalizar seus projetos e alcançar suas metas.

O que é um projeto

Um projeto é um conjunto de tarefas! Tem prazo definido e recursos delimitados para chegar a um resultado único. Ou seja, um projeto é um objetivo mais complexo e que precisa de mais de uma ação para ser concluído.

Gosto de usar o exemplo de lavar roupas para falar sobre projetos. As tarefas dessa atividade geralmente são:

• Levar a roupa suja até a lavanderia;
• Separar as peças por cores;
• Separar as peças mais delicadas das mais pesadas;
• Esfregar à mão as peças que precisam desse cuidado;
• Colocar a roupa na máquina;
• Esperar o tempo da lavagem;
• Retirar a roupa da máquina;
• Estender a roupa no varal;
• Recolher a roupa do varal e
• Dobrar e guardar a roupa.

São necessárias várias ações para concluir essa atividade. Ela tem prazo para começar e terminar (não adianta começar a lavar e esquecer a roupa na máquina por 3 dias, né?). Também necessita de recursos como a máquina, o sabão e o amaciante. O resultado esperado são roupas limpas e cheirosas. 

O que diferencia projeto e tarefa

A tarefa é uma atividade resolvida com apenas uma ação. Geralmente, é parte de uma sequência de atividades ou de um fluxo de trabalho. Ou seja, uma tarefa não é necessariamente algo simples ou fácil de executar, mas é algo que se executa de uma vez. Por exemplo: coletar dados para uma apresentação é uma tarefa, montar a apresentação é outra tarefa e preparar o texto para a apresentação é mais uma tarefa!

O problema em confundir projeto e tarefa

Confundir projetos e tarefas pode te atrapalhar muito. Isso porque inserir um projeto no seu dia-a-dia te deixa no escuro. Dessa forma, você não consegue mensurar quanto tempo é necessário para finalizar a atividade. Desse modo é provável que chegue ao final da semana em falta com algumas tarefas. Isso porque você não lembrou que elas faziam parte do projeto. Aliás, é bem provável que você se frustre quando planeja um projeto e descobre que ele é bem mais trabalhoso do que o imaginou. 

Por exemplo: troque “publicar no instagram” por todas as pequenas tarefas necessárias. Ou seja: escrever a legenda da publicação, editar a imagem do post e agendar a publicação. 

Dicas para fazer seu planejamento semanal dar certo

Primeiramente destrinche suas atividades! Posteriormente, faça uma lista detalhando todas as tarefas da semana. Em seguida, distribua as atividades ao longo dos dias. Lembre-se de considera o tempo que você tem disponível. Não planeje 100% do seu dia, tenha um espaço para imprevistos, demandas urgentes e para fazer seus intervalos Isto é: seja flexível caso não consiga finalizar todas as tarefas no dia planejado. Redistribua e conclua em outro dia! 

Gostou das dicas? Teste essa semana mesmo! Me conta lá no Instagram @natgaia o resultado.

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