Olar! Você sabe o que é o Kanban e como ele pode te ajudar a gerir suas atividades no trabalho e no dia-a-dia? Descubra como aplicar o método de forma simples!
Kanban significa “cartão” em japonês e é uma metodologia desenvolvida na década de 60, na Toyota, usada para gestão a vista de projetos. Essa ferramenta é ágil e visual, permitindo que as tarefas sejam executadas com rapidez através de um esquema de colunas e cartões (ou post-its, por exemplo) que otimizam o controle de produção ou gestão de tarefas.
O método ficou ainda mais popular com o livro Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Nele, o autor Jeff Sutherland conta como utiliza o Kanban para planejar um sprint – ou seja, um período de trabalho.
Com o propósito de te explicar como aplicar o Kanban, preparei esse vídeo. Assista!
No vídeo eu uso o flip chart e o Trello para explicar como utilizar o Kanban e melhorar seus resultados, mas você pode adaptar essa ideia usando o que tiver no escritório ou em casa… Pode ser num quadro, na parede e até mesmo na agenda ou em outros sites.
Anote o passo-a-passo para não esquecer:
- Divida um espaço em 3 colunas: a fazer, fazendo e feito;
- Mapeie todas as TAREFAS que você precisa cumprir durante a semana – não se esqueça: tarefa é diferente de projeto! Confundir os dois prejudica muito sua organização;
- Confira se na lista estão tarefas que você realmente consegue concluir até o final da semana;
- Coloque todas as atividades em a fazer;
- Depois que começar uma atividade, coloque em fazendo;
- Por fim, coloque a tarefa em feito. Mas, apenas se ela estiver 100% concluída!
As vantagens do Kanban
Primeiramente, o Kanban te permite gerenciar as atividades e visualizar seu progresso. Ou seja, separando as tarefas por semana você consegue perceber o quanto avançou e analisar se está sendo produtiva. Assim é fácil perceber o que você fez e o que deixou de fazer e entender quais motivos podem estar atrapalhando sua organização.
Além disso, você enxerga o tamanho do seu esforço semanal e quantas atividades consegue fazer no período, o que te dá mais trabalho e o que flui com mais naturalidade.
O Kanban em equipe
Você pode aplicar o método no Trello (ou em outra plataforma similar) e tornar o Kanban virtual. Essa é a forma mais simples de trabalhar em equipe e funciona até à distância! Caso sua equipe esteja trabalhando em home office, teste o Kanban e confira minhas 5 dicas para trabalhar de casa. Também é possível fazer o Kanban em quadros ou usando post-it no escritório. Importantíssimo: defina quem é o dono de cada tarefa! Pois o que é responsabilidade de todo mundo, não é feito por ninguém.
Gostou das dicas? Experimente o Kanban e depois me diga se o método te ajudou a ter clareza e aumentar a produtividade. Me conta lá no Instagram @natgaia se funcionou! Você também pode me acompanhar no YouTube e assistir meus conteúdos exclusivos sobre empreendedorismo com leveza, foco e produtividade.