Cansada de reuniões que poderiam ter sido um e-mail? Então, leia esse texto até o final e descubra quais são os processos que você precisa seguir para evitar reuniões improdutivas.

Antes de tudo, cabe destacar que nem toda reunião é uma reunião importante!

Tendo isso em mente, vamos para os processos:

1º Prive a sua agenda!

Hoje em dia é muito fácil convocar uma reunião, pois a tecnologia nos permite que acessemos a agenda das pessoas livremente. Por isso, caso você esteja sofrendo por excesso de reuniões, a minha primeira orientação é que você torne a sua agenda privada. Dessa forma, se alguém quiser reservar um espaço na sua agenda vai precisar te fazer um convite que pode ou não ser aceito por você.

2º Crie um protocolo de reunião

Ficou em dúvida se deveria ou não participar de alguma reunião? Faça essas perguntas e descubra a resposta:

• Qual é o foco da reunião?
• Qual é o horário e a forma da reunião (online ou presencial)?
• Quanto tempo a reunião vai durar?
• Quais pessoas também foram convocadas para essa reunião? (ótimo para saber se alguém que estará presente já pode te representar)
• Qual a decisão você precisa tomar naquela reunião?
• Por que você deve estar presente naquela reunião?

Questione o organizador da reunião sobre essas perguntas e se a resposta para a penúltima for: “Te convidei para essa reunião apenas para te deixar ciente sobre os assuntos” você pode pedir para que te enviem um e-mail de resumo ao término da reunião, dessa forma, você se mantém atualizada e não precisa comparecer a esse compromisso.

Se você é a organizadora da reunião, também já pode ter em mente esses questionamentos para filtrar bem as pessoas que serão convocadas e os assuntos que serão abordados para que não seja uma reunião improdutiva. De preferência, crie um documento com as pautas que precisam ser debatidas.

3º Direcione a reunião

Se você caiu em uma reunião improdutiva onde as pessoas estão discutindo pautas irrelevantes, como você deve agir?

Caso você não seja a organizadora, sinta-se a vontade para direcionar a reunião com algumas perguntas ou com leves posicionamentos como:

“Pessoal, falta pouco para terminar a reunião e ainda não discutimos os tópicos A e B.” Podemos definir quais são as atividades que cada um precisa realizar?”

Afinal, precisamos ser donas do nosso tempo!

Ser dona do tempo é não deixar o outro fazer a gente perder tempo!

Espero que esse texto tenha te ajudado!

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