Já me perguntaram: “Nat, como priorizar tarefas se tudo é urgente?”.
Vem comigo que eu te explico como fazer isso sem surtar!
Antes de começar preciso esclarecer uma coisa: Se tudo é prioridade, nada é prioridade!
Posto isso é válido diferenciar o conceito de prioridade, de urgente e de importante.
Prioridade x Urgente x Importante
Prioridade é o que vem primeiro. Se tudo vem em primeiro, nada está em primeiro.
Urgente é tudo aquilo que está pegando fogo, geralmente aparece em momentos de crise. As coisas urgentes não te dão tempo para analisar e pensar na melhor opção, pois você precisa agir imediatamente.
Importante são coisas que te trazem resultados, são estratégicas e as vezes não possuem um prazo especifico para serem feitas, porém caso você procrastine a realização delas, podem se tornar urgentes.
Formas para priorizar
1º Forma
Essa primeira forma eu aprendi com o livro do Christian Barbosa, A Tríade Do Tempo. No livro o autor sugere que a gente dedique 70% do nosso dia para as tarefas importantes, 20% para tarefas urgentes e 10% para as tarefas circunstanciais (são tarefas que vão aparecendo ou te delegam, podem também ser consideradas interrupções como os e-mails). Com essa divisão, na teoria, você conseguirá dar atenção para todos os tipos de tarefas.
2º Forma
A Matriz de Eisenhower faz a junção do que é urgente e importante, urgente E não importante, importante e não urgente e, por fim, não importante e não urgente. Esses quatro quadrantes podem te servir como guias para classificar as suas tarefas, saber o que você pode fazer com elas e como organizá-las.
Abaixo está a imagem correspondente a essa matriz:
3º Forma
Caso as tarefas sejam todas suas, vale a pena parar um pouco, analisar cada uma delas e seguir pelo seu feeling. Agora, se as tarefas estão sendo delegadas por outras pessoas, como por exemplo, o seu chefe, é válido você anotar todas elas no papel e pedir para que ele te oriente sobre a prioridade de cada uma.
Qual ele gostaria que você entregasse primeiro?
Não tenha medo de perguntar, é melhor fazer isso do que priorizar errado e deixar de entregar uma tarefa que é mais importante.
Gostou dessas dicas de priorização? Espero que sim!
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