Sabe aquela sensação de estar perdendo tempo? É uma das piores, né? Eu odeio perder tempo e sempre busco otimizar minhas demandas e atividades. E uma das coisas que já atrapalham muito essa otimização foram as famosas reuniões improdutivas.
Você já percebeu quantas reuniões improdutivas acontecem no seu dia a dia?
Eu já dei treinamentos para empresas e posso dizer que uma das grandes dores dos colaboradores é o excesso de reuniões. Às vezes, dentro desse excesso de reuniões, muitas poderiam ser apenas uma explicação por e-mail. Mas não, temos que marcar uma reunião, reservar uma sala, reunir as pessoas, e tudo isso à toa.
Em um dos treinamentos que eu dei, uma pessoa me disse que aceita todas as reuniões que surgem e que não estão conflitando com a sua agenda. E esse relato me assustou.
Lembro de um dado que vi há um tempo atrás, que dizia que a média de tempo de reunião era de 10 horas semanais, hoje é de 23 horas. Ou seja, muitos passam a maior parte do expediente participando de reuniões ao invés de executar as tarefas do trabalho. E isso é um grande problema!
Mas, como fugir das reuniões improdutivas? Eu separei algumas dicas que podem ajudar:
- Não é porque surgiu uma reunião que você precisa participar: avalie se é importante para você. Às vezes, você não é um dos envolvidos diretamente e pode deixar que outros membros do seu time participem da reunião.
- Torne a sua agenda virtual privada: isso dificulta que te incluam em reuniões sem o seu consentimento. É importante que você tenha controle sobre a sua agenda e não deixe que outros a dominem.
- Crie um protocolo anti reuniões improdutivas com essas perguntas:
- Qual o foco da reunião? É importante entender o que será tratado na reunião para avaliar se é necessário a sua presença.
- Quanto tempo durará a reunião? É importante saber quanto tempo será necessário para a reunião, para que você possa planejar a sua agenda.
- Qual a importância da sua participação? Você terá que tomar alguma decisão? Caso se apenas para te manter atualizada sobre determinado assunto, você pode solicitar que te enviem um resumo da reunião por e-mail.
- Quem vai participar? Talvez alguém do seu time possa te representar e depois te atualizar sobre o que foi abordado.
- Assuma um papel ativo dentro das reuniões: tente ajudar no controle do tempo e direcionar o foco para as pautas principais. Isso pode ajudar a tornar a reunião mais produtiva e acabar mais rápido.
Agora, se você é responsável por marcar as reuniões, faça questão de definir uma pauta clara e objetiva para que as pessoas saibam o que esperar e possam se preparar com antecedência.
Por fim, se as reuniões estiverem se tornando um empecilho para o seu trabalho, é hora de repensar a sua participação e como elas estão sendo conduzidas.
Espero que essas dicas te ajudem!
Se preferir, você pode conferir esse conteúdo em formato de áudio nesse episódio do meu podcast, Desenrolando com Nat Gaia:
